מי מאיתנו לא ביקר במשרד כלשהו לצורך קבלת שירות? בין אם מדובר במשרד עורכי דין או במרפאה פרטית, יכולנו לחוש ולהתרשם מיד עם כניסתנו בנוגע לטיב השירות שמציע המקום. אחד מסממני ההיכר של המשרד האקסקלוסיבי הוא פינת המתנה נאה ומטופחת, שמתאפיינת בכורסאות או כיסאות המתנה רכים ומפנקים, שולחן קטן וכמה כתבי עת ומגזינים להעברת הזמן.
מבית חברת סופר דסק מציינים שההמתנה לפגישה עסקית, שיחה עם הבוס, ראיון עבודה או קבלת שירות הנה לעתים כורח המציאות, מאחר והאדם שעימו אמורים להיפגש עדיין עסוק וטרוד בעניינים אחרים. עם זאת, לא אחת קורה שהעיכובים הנם מכוונים ומהווים למעשה חלק מפסיכולוגיה שיווקית, כדי לטעת בלקוח את התחושה שבעבור שירות בוטיק איכותי נדרשת המתנה.
אנשי עסקים וותיקים מטיבים לדעת שהתפנות מידית לקולגה לעסקים או ללקוח פוטנציאלי עלולה ליצור בקרבם את התחושה של להיטות לביצוע העסקה. כשקולגה או לקוח מגיעים לפגישה, נהוג להושיבם מעל לכיסאות המתנה מטופחים ונוחים, ולעתים אף בספות ואו כורסאות רכות ונעימות, תוך שמציעים להם בחיוך מנומס משקה קר או כוס קפה.
בכך מאפשרים לממתינים להעביר את זמן ההמתנה בנעימים, תוך השריית אווירה של קבלת פנים נעימה ומכבדת. מבית סופר דסק מוסיפים שאחד מכללי הברזל הבלתי כתובים הוא שככל שהמשרד מחזיק מאחוריו מוניטין רב יותר של איכות ומצוינות, כך פינת ההמתנה שבמשרד תהייה מושקעת יותר ותכלול ספות וכורסאות המתנה יוקרתיות, איכותיות ומפנקות יותר.
יחד עם זאת, לא כול המשרדים הם משרדי בוטיק, ומרביתם מספקים שירותים סטנדרטיים לכלל האוכלוסייה. אמנם לא יעלה על הדעת שנציב בכניסה למקומות הללו ספות וכורסאות רכות ומפנקות, אך מאידך כדאי להקפיד על ריהוט משרדי איכותי, בינהם כיסאות המתנה נוחים ואיכותיים, ובפרט במקומות בהם נדרש דרך קבע זמן המתנה ממושך לקבלת השירות.
ככלל, במהלך בחירת כדאי לבדוק ולוודא שכיסאות ההמתנה נושאים תו תקן המאשר שיוצרו על פי התקנות ועומדים בסטנדרטים הקבועים בחוק. מומלץ גם להעדיף ולרכוש את הכיסאות מחברה ידועה ואמינה שמספקת אחריות על מוצריה, מאחר וכיסאות המתנה הם מסוג הרהיטים שעשויים להיות בשימוש תכוף של אנשים במשקלים שונים, כך שהם מועדים יותר לתקלות, בלאי ושחיקה.